+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Передача дел в архив организации

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Они необходимы для четкой работы с персоналом. На практике часто возникают вопросы, как обеспечить сохранность этих документов, а также организовать свободный доступ к ним. Как правильно классифицировать документы?

Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив?

На эти и другие вопросы мы ответим сегодня. Какие документы хранить в оперативном порядке? Подскажите, пожалуйста, как определить, какие документы в отделе кадров подлежат оперативному хранению? Для проведения экспертизы ценности документов должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия.

Под оперативным хранением следует понимать хранение документов в процессе их исполнения. Также оперативным считается хранение исполненных документов до проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение в архив 1. Документами оперативного хранения являются документы, образующиеся в текущей деятельности кадровой службы.

Это различные приказы по личному составу, табели учета рабочего времени, отчеты о командировках, планы подготовки корпоративных мероприятий, служебные записки, поручения и т. Документы оперативного хранения следует вести в соответствии со сроками, установленными в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2.

Как документы формировать в дела? Скажите, пожалуйста, можно ли формировать исполненные документы только по годам? И какими принципами следует руководствоваться при формировании документов в дела? Формирование исполненных документов только по годам неприемлемо, так как разные документы имеют разный срок хранения.

Это и есть основной принцип, на основании которого документы объединяются в дела. По общему правилу исполненные документы группируются в дела, прежде всего, в соответствии с их видом, а потом уже по хронологии.

Например, уставы, положения и инструкции группируются вместе с распорядительными документами приказами , которыми утверждены и введены в действие, так как являются приложениями к ним. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, так как сроки их хранения существенно отличаются 3.

При этом документы, являющиеся основаниями заявления, справки к приказам по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников. Утвержденные документы, например, планы и отчеты, необходимо хранить отдельно от их проектов.

Так как плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, а не по времени их составления.

Такая система формирования дел позволяет быстро ориентироваться в документах и предотвратить их утерю, что не допустимо в кадровой службе.

Уфа : — В результате небрежного обращения с документами, в частности, из-за нарушения порядка и сроков хранения часто происходит их утрата. Следует помнить, что в соответствии с законодательством ответственность может наступить только в отношении виновного сотрудника, на которого приказом или должностной инструкцией возложена обязанность по оперативному хранению документов.

Обратите внимание, что с 1 января года ужесточается административная ответственность за нарушения законодательства в сфере хранения документов.

Кроме того, следует помнить, что ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят к поражению работодателя в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений трудового законодательства.

Как хранить документы разных структурных подразделений? В нашей компании структура департамента по управлению персоналом состоит из отдела кадров и отдела по работе с персоналом. Подскажите, как организовать хранение документов, если структурных подразделений несколько, и как собрать все документы воедино, когда наступит время сдавать их в архив?

В вашей ситуации можно прописать правила хранения документов в Положении о департаменте по управлению персоналом. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.

Также следует определить порядок разработки и использования номенклатуры дел 4 и указать, кто несет ответственность за сохранность документов департамента в целом и в структурных подразделениях в частности. Обратите внимание, что уже исполненные кадровые документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел, но до момента передачи в архив должны храниться в том структурном подразделении департамента, где созданы.

Когда срок оперативного хранения истечет, и придет время сдавать дела в архив или на уничтожение, лицо, ответственное за хранение документов структурных подразделений департамента, должно передать их в экспертную комиссию для экспертизы ценности.

Этот момент также следует зафиксировать в Положении о департаменте по управлению персоналом. Согласно документу департамент состоял из двух структур: отдела кадров и отдела персонала. Лицом, ответственным за хранение бумаг, являлся начальник каждого из отделов департамента.

Также Положением был закреплен порядок передачи дел на экспертизу ценности, а затем на хранение в архив на основании единой для всего департамента номенклатуры дел. Лицом, ответственным за передачу общего массива документов департамента на постоянное хранение, согласно Положению был назначен начальник отдела кадров.

Следует помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января календарного года и должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий 5.

Совет Документы, которые во время работы находятся у вас на столе, вечером перед уходом из офиса убирайте в запирающиеся шкафы или сейфы. Это следует сделать для того, чтобы обезопасить организацию от возможной утечки информации, разглашения коммерческой тайны, персональных данных сотрудников, а также предотвратить порчу или утрату документов.

Какие реквизиты обязательно включать в номенклатуру дел? Я недавно работаю в компании. До моего прихода порядка в отделе кадров не было: все документы хранились в одном общем шкафу. Сейчас я планирую организовать надежную систему хранения документов и, в частности, составить для этого номенклатуру дел.

Подскажите, пожалуйста, какие реквизиты документов обязательно следует включать в номенклатуру дел? Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя определенные реквизиты документов.

Обратите внимание, что при оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел свободное место , которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.

В образце - это последняя строка таблицы. Кроме того, следует помнить, что по окончании календарного года к номенклатуре дел должны быть составлены итоговые записи о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

Саму номенклатуру дел выписку из нее следует расположить на внутренней стороне шкафа, где хранятся документы кадровой службы, а на корешках обложек дел указать индексы дел в соответствии с номенклатурой. Существуют ли специальные правила хранения документов для коммерческих организаций?

Я недавно возглавила отдел кадров небольшой коммерческой организации, а до этого работала в государственном учреждении. Скажите, пожалуйста, существуют ли какие-либо принципиальные особенности в порядке хранения документов коммерческой организации?

Нормативные акты, регулирующее вопросы делопроизводства, не выделяют каких-либо специальных правил для хранения кадровых документов коммерческих организаций. Все кадровые документы коммерческих фирм и государственных учреждений должны храниться в порядке и с соблюдением сроков, предусмотренных нормативными актами.

Однако существуют документы, которые для государственных учреждений обязательны к исполнению, а для коммерческих организаций носят рекомендательный характер. Например, таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 6.

Также следует обратить внимание на правила хранения документов по основной деятельности, ведь для компаний различных организационно-правовых форм могут быть предусмотрены свои правила.

Устав и внутренние документы общества должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином известном и доступном участникам общества месте. Обратите внимание, что аналогичные положения содержатся в законодательстве об акционерных обществах и унитарных предприятиях 8.

Пора на пенсию

Они необходимы для четкой работы с персоналом. На практике часто возникают вопросы, как обеспечить сохранность этих документов, а также организовать свободный доступ к ним. Как правильно классифицировать документы? Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив? На эти и другие вопросы мы ответим сегодня. Какие документы хранить в оперативном порядке?

Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные кадров ООО Конфин. Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть Если в Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив Перед работодателем часто встает проблема организации передачи.

Приводим в порядок архив отдела кадров

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета Свернуть Показать Систематизация информации: как организовать документооборот По заявлениям работников о нарушении их прав наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение также могут быть затребованы следующие документы: договор о коллективной материальной ответственности ст. Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: в нашем случае: журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику; журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок ст. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов.

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации.

Главный документ, подтверждающий периоды работы до года - трудовая книжка. Если в ней есть пробелы, ПФР принимает: 1.

Ведение личных дел сотрудников

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах , Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кинофотофоно и видеодокументы аудиовизуальные , научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля г.

Передача кадровых документов в архив организации

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. Отключить рекламу Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы например, рукописи и т. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов.

Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из и кадровые дела нужно будет сдать в государственный архив по договору; которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание. . Директор по персоналу, Начальник отдела кадров.

Личные дела уволенных сотрудников

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Работник выходит на пенсию по возрасту: что должен сделать работодатель

Сегодня для вас открыт бесплатный доступ к журналу "Главбух" Оформляем документы об архиве и помещение Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого документы. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние п. Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание.

На стадии "рабочая документация" на постоянное хранение передаются: 1 чертежи общего вида унифицированных узлов; 2 групповой конструкторский документ; Чертежи деталей поступают на постоянное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.

Пора на пенсию

Юридический адрес организации - в регионе. Где следует хранить трудовые книжки, личные дела? Лобачева, пр-во корпорации "Интерншнл медикал кор. Можно предположить, что если вся администрация находится в Москве, то, по-видимому, и оформление на работу, учет кадров, их перемещение и другое происходит также в Москве. Следовательно, документы по учету кадров целесообразно хранить в московском офисе.

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов: — список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей ; — выписка из протокола собрания трудового коллектива для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом и др. В дальнейшем в личное дело включаются документы: — подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника копия свидетельства о браке ; — характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Комментарии 11
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. specovbud

    Тарас, скажите пожалуйста, можно ли расширить балкон, и что для этого нужно? Спасибо!

  2. Анна

    Хуйня это все братан!

  3. Богдан

    Гименця украинскому государству а не грошей 💩хай депутло жирне з пиками рильськими хлебаловку свою закриют бо лопнут , вже незнают як з жиру биситись, нихто им ничого небуде виплачувати и хай нелякают народ 😱

  4. Антонина

    Такой хипиш подняли, все блогеры про новую растаможку наперебой рассказывают, и почти никто не говорит а зачем вообще растамаживать. Ведь по идее кто уже ездит в режиме транзит и оштрафован ему как бы пофиг, кто в режиме временный ввоз ему как бы тоже пофиг. Использовать евробляхи в коммерции и раньше запрещено было. Так в чём хипиш?

  5. munnobogou

    Все эти обещания по поводу газа и прочего самая настоящая ЛАПША! И это мы поймем как всегда потом.

  6. Дарья

    Которой владеет еврей сионист и сатанист Ротшыльд . и именно от туда идут все указания. Из за етого наша жизнь все хуже и хуже с каждым годом не зависимо от того кто у власти

  7. tafsiospam

    Можете назвать пару-тройку дел «адвоката Добровинского»?

  8. selfrusmeti

    Я, к сожалению, не нашел никаких НПА, подтверждающих Ваши слова

  9. Станимир

    А что такое БМ сзади буквы светятся?Неужели это.

  10. trowenob

    Корень всех бед наше финансовая необразованность.

  11. alpiverstam90

    Концовка юморная, оператор прикололся! Я думал у Тараса нет чувства юмора ))